Gdzie znajdę przystępnie podane, różnorodne informacje prawne?

Centrum prasowe DZP.

Organy zatwierdzające mają prawo zapoznać się ze sprawozdaniem

29.10.2010

Autorzy:
Przemysław Furmaga
Robert Niczyporuk

Robert Niczyporuk, radca prawny, adwokat, partner kancelarii Domański Zakrzewski Palinka i Przemysław Furmaga, radca prawny w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka w rozmowie z Agnieszką Pokojską. 

Spółka musi udostępnić dokumenty sprawozdawcze najpóźniej na 15 dni przed terminem walnego zgromadzenia.

Podstawa prawna:

  • USTAWA z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości Dziennik Ustaw rok 2009 nr 152 poz. 1223 z późn. zm.
  • USTAWA z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych Dziennik Ustaw rok 2000 nr 94 poz. 1037

Agnieszka Pokojska: Sprawozdanie finansowe spółki kapitałowej musi być zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie. Aby jednak się tak stało, spółka powinna wcześniej udostępnić dokumenty finansowe wspólnikom lub akcjonariuszom. Jakie zasady obowiązują w tym zakresie?

Robert Niczyporuk, Przemysław Furmaga: Kwestie te reguluje przede wszystkim kodeksu spółek handlowych oraz ustawa o rachunkowości. Zgodnie z ich przepisami, wspólnicy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcjonariusze spółek akcyjnych muszą mieć zapewnione prawo do informacji w zakresie dotyczącym dokumentów finansowych spółki. Prawo to przysługuje każdemu wspólnikowi bądź akcjonariuszowi, niezależnie od wielkości jego udziału w kapitale zakładowym spółki.

Czy przepisy określają termin, w którym spółki muszą przekazać całą dokumentację sprawozdawczą?

Robert Niczyporuk: Ogólną regułę przewiduje art. 68 ustawy o rachunkowości. Według tego przepisu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom lub akcjonariuszom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. A jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta. Powyższe dokumenty powinny zostać przekazane przez spółkę najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego. Warto podkreślić, że powyższe prawo wspólnika i akcjonariusza nie może być wyłączone lub ograniczone.

W jaki sposób spółki mogą wypełnić te obowiązki?

Przemysław Furmaga: Prawo dostępu do dokumentów finansowych może być realizowane w ten sposób, że spółka udostępni ich odpisy do odbioru w swojej siedzibie. Wspólnik albo akcjonariusz może także zażądać, aby odpisy dokumentów zostały mu przesłane listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną. Spółka powinna wówczas spełnić żądanie wspólnika bądź akcjonariusza. Jednak możliwość dotrzymania przez spółkę 15-dniowego terminu będzie uzależniona od odpowiednio wczesnego zgłoszenia przez wspólnika lub akcjonariusza żądania przesłania dokumentów. Spółka może też zażądać od wspólnika albo akcjonariusza zwrotu kosztów sporządzenia i doręczenia odpisów dokumentów.
Istotne jest przy tym, że spółka ma obowiązek udostępnienia dokumentów sprawozdawczych każdemu wspólnikowi albo akcjonariuszowi, niezależnie od tego, czy jest on wspólnikiem bądź akcjonariuszem większościowym, czy mniejszościowym. W praktyce każdy z wspólników bądź akcjonariuszy powinien mieć zapewnione swobodne zapoznanie się z dokumentami sprawozdawczymi spółki.

To dość ogólne zasady. Czy przepisy przewidują szczegółowe rozwiązania w zależności od rodzaju podmiotu?

Robert Niczyporuk: Tak. Oprócz wyżej wskazanego prawa do otrzymywania dokumentów finansowych, wynikającego z przepisów ustawy o rachunkowości, wspólnikom spółki z ograniczona odpowiedzialnością przysługują dodatkowe kompetencje kontrolne, pozwalające im na uzyskiwanie dostępu do dokumentów i informacji o spółce. Na podstawie art. 212 par. 1 kodeksu spółek handlowych, każdemu wspólnikowi spółki przysługuje tzw. prawo kontroli. Oznacza to, że wspólnik lub upoważniona przez niego osoba może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swojego użytku, a ponadto żądać wyjaśnień od zarządu. Należy jednak podkreślić, że zakres prawa kontroli dokonywanej przez wspólnika nie jest nieograniczony.

Co w praktyce oznacza, że prawo kontroli jest ograniczone?

Robert Niczyporuk: Nadużyciem prawa do informacji mogłoby w pewnych okolicznościach być np. notoryczne i racjonalnie nieuzasadnione żądanie przez wspólnika wyjaśnień lub informacji. Zarząd spółki może odmówić udostępnienia ww. dokumentów i ksiąg. Dotyczy to sytuacji, gdy istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.

Czy możemy podać przykład takiej sytuacji?

Przemysław Furmaga: Może to być sytuacja, w której zarząd powziął informacje o podjęciu przez wspólnika działalności konkurencyjnej i istnieje ryzyko, że może udostępnić dokumenty finansowe spółki w celach sprzecznych z jej interesem.
Jeżeli zarząd spółki odmówi udostępnienia wspólnikowi dokumentów spółki, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia tej kwestii uchwałą wspólników. Wspólnik ma również prawo do złożenia wniosku do sąd rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów i ksiąg spółki.
Należy ponadto podkreślić, że powyższe prawo kontroli przysługujące wspólnikowi może być ograniczone lub wyłączone jedynie na mocy postanowień umowy spółki, jeżeli w spółce została ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

A jak sprawa wygląda w przypadku spółki akcyjnej?

Robert Niczyporuk: Zgodnie z art. 395 par. 4 kodeksu spółek handlowych oraz art. 68 ustawy o rachunkowości, spółka akcyjna na żądanie akcjonariusza ma obowiązek udostępnić mu odpisy dokumentów sprawozdawczych najpóźniej na 15 dni przed terminem walnego zgromadzenia.
Ponadto akcjonariuszowi spółki, zgodnie z art. 428 kodeksu spółek handlowych przysługuje prawo do żądania informacji o spółce w trakcie obrad walnego zgromadzenia, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Zarząd może udzielić informacji na piśmie poza walnym zgromadzeniem, jeżeli przemawiają za tym ważne powody. Jest on obowiązany udzielić informacji nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas walnego zgromadzenia. Powyższe prawo do informacji może zostać ograniczone w sytuacji, gdy może narazić na szkodę spółkę, spółkę powiązaną z nią lub spółkę bądź spółdzielnie zależną. Każdy członek zarządu może ponadto odmówić udzielenia określonych informacji, jeżeli udzielenie tych informacji stanowi podstawę do pociągnięcia go do odpowiedzialności prawnej.

Kodeks spółek handlowych zawiera też regulacje szczególne dotyczące obowiązków informacyjnych w spółkach publicznych?

Przemysław Furmaga: Tak. Przypomnijmy, że są to takie spółki, których co najmniej jedna akcja jest zdematerializowana. Nowelizacja tego kodeksu, która weszła w życie dnia 3 sierpnia 2009 r. wprowadziła nowe przepisy dotyczące zwoływania i udostępniania informacji akcjonariuszom spółek publicznych.

Co się zmieniło?

Przemysław Furmaga: Walne zgromadzenie spółki publicznej jest zwoływane przez ogłoszenie dokonywane na stronie internetowej spółki oraz w sposób określony przez przepisy szczegółowe dla spółek publicznych. Ogłoszenie takie powinno być dokonane, co najmniej na dwadzieścia sześć dni przed terminem walnego zgromadzenia. Kodeks spółek handlowych przewiduje, zatem wymóg prowadzenia przez spółkę publiczną strony internetowej. Dodatkowo zgodnie z art. 4023 par. 1 pkt 3 kodeksu spółek handlowych wymagane jest zamieszczenie na niej dokumentacji, która ma być przedstawiona walnemu zgromadzeniu. Są to m.in. sprawozdanie zarządu z działalności, sprawozdanie finansowe za ubiegły rok obrotowy, sprawozdanie rady nadzorczej.

Natomiast, z jakimi konsekwencjami muszą się liczyć spółki w przypadku naruszenia prawa do informacji?

Przemysław Furmaga: Prawo wspólnika bądź akcjonariusza do uzyskania pełnej informacji o sytuacji spółki poprzez udostępnienie żądanych dokumentów ma gwarantować możliwość efektywnego wykonywania przez nich ich uprawnień właścicielskich.
Art. 79 ustawy o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność karną za nieudostępnienie wspólnikom i akcjonariuszom dokumentów sprawozdawczych, tj. karę grzywny lub pozbawienia wolności. Brak udzielenia informacji o spółce w odpowiednim czasie może też spowodować powstanie szkody dla wspólników lub akcjonariuszy. Wówczas przysługuje im prawo do odszkodowania od spółki na zasadach ogólnych. W praktyce jednak dochodzenie tych praw może być trudne. 

Źródło: www.ksiegowosc.gazetaprawna.pl, 29 października 2010