Gdzie znajdę przystępnie podane, różnorodne informacje prawne?

Centrum prasowe DZP.

Jak przeprowadzić zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

02.03.2010

Dla każdego zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością problematycznym momentem może być otwarcie jego obrad. Przede wszystkim dlatego, że w przeciwieństwie do przepisów o spółce akcyjnej, kodeks spółek handlowych nie reguluje kwestii otwarcia obrad zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Kluczową rolę w przebiegu otwarcia obrad odgrywa więc umowa spółki lub zwyczaj.

Krzysztof Kwiecińskiaplikant radcowski, Associate, Domański Zakrzewski Palinka.

Najczęściej zgromadzenie wspólników otwiera prezes lub członek zarządu albo rady nadzorczej, jeżeli jest obecny na zgromadzeniu, a w przypadku jego nieobecności – przedstawiciel większościowego wspólnika. Nie ma jednakże przeciwwskazań, aby robiła to jeszcze inna osoba, jeżeli w danej spółce tak się utarło.

Wymóg określonego kworum

W ogromnej większości przypadków rola osoby otwierającej obrady zgromadzenia kończy się na oświadczeniu, iż zgromadzenie zostało otwarte i zarządzeniu wyboru przewodniczącego zgromadzenia, a niekiedy także przedstawieniu porządku obrad zgromadzenia. Jednakże w szczególnych sytuacjach, na przykład gdy umowa spółki przewiduje wymóg określonego kworum dla ważności zgromadzenia wspólników, już na etapie otwarcia obrad zgromadzenia wspólników można stwierdzić, iż do zgromadzenia nie doszło. Dzieje się tak zwłaszcza w mniejszych spółkach, w których wspólnicy (lub ich przedstawiciele) oraz członkowie organów wzajemnie się znają i stwierdzenie braku kworum nie wymaga sporządzania szczegółowej listy obecności, sprawdzania tożsamości obecnych itp.

Wybór przewodniczącego

W przypadku gdy kwestia kworum nie występuje lub nie budzi wątpliwości, osoba otwierająca obrady zgromadzenia powinna doprowadzić do wyboru przewodniczącego. W teorii głosowanie w tej kwestii powinno być tajne (art. 247 par. 2 kodeksu spółek handlowych – dalej k.s.h.), jednakże najczęściej wyboru przewodniczącego zgromadzenia dokonuje się w niezbyt sformalizowany sposób, także przez aklamację. Warto jednak w tym miejscu zwrócić uwagę na pewien paradoks, wynikający z bardzo pobieżnego uregulowania kwestii przebiegu zgromadzenia wspólników w k.s.h., którego rozwiązanie możliwe jest właśnie tylko dzięki zastosowaniu pewnych zwyczajów obradowania. Otóż w momencie podejmowania uchwały w przedmiocie wyboru przewodniczącego zgromadzenia, lista obecności na zgromadzeniu wspólników nie jest jeszcze sporządzona (sporządza ją... przewodniczący zgromadzenia) – a zatem nie do końca wiadomo, kto może głosować w kwestii wyboru przewodniczącego. Teoretycznie zatem można wyobrazić sobie sytuację, w której o wyborze przewodniczącego zgromadzenia zadecydują głosy osoby nieuprawnionej do głosowania. W takiej sytuacji głosowanie nad wyborem przewodniczącego powinno zostać ponowione po sporządzeniu listy obecności (gdy nieprawidłowość głosowania zostanie wykryta) – choć oczywiście również i ta kwestia nie jest uregulowana w przepisach k.s.h. Na szczęście problemy tego typu pojawiają się na zgromadzeniach niezwykle rzadko i zazwyczaj udaje się je rozwiązać za pomocą pewnych przyjętych ad hoc lub zwyczajowych reguł postępowania, wymagających od wspólników jedynie minimalnej woli współpracy.

Po otwarciu obrad zgromadzenia i wyborze przewodniczącego powinien on sprawdzić listę obecności i przedstawić ją obecnym uczestnikom (wspólnikom, ich przedstawicielom, zastawnikom lub użytkownikom, którym przysługuje prawo głosu) do podpisu. Następnie przewodniczący powinien stwierdzić, czy zgromadzenie zostało prawidłowo zwołane i czy jest zdolne do podejmowania uchwał. W tym celu powinien ustalić, czy zaproszenia na zgromadzenie zostały prawidłowo wysłane do wszystkich wspólników (osób uprawnionym do udziału w zgromadzeniu), a w przypadku zgromadzenia odbywającego się bez formalnego zwołania – ustalić, czy na zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy oraz czy nikt z obecnych nie zgłasza sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub umieszczenia poszczególnych spraw w porządku obrad (art. 240 k.s.h.).

Uwaga

Warto zwrócić uwagę na pewne niuanse redakcyjne przy redagowaniu porządku obrad. Może się bowiem okazać, że podjęcie „uchwały w sprawie zmian w składzie zarządu” (obejmującej wymianę całego zarządu lub kilku jego członków równocześnie), a podjęcie „uchwał w sprawie zmian w składzie zarządu” (obejmujących odrębne odwołanie lub powołanie poszczególnych członków zarządu) to dwie zupełnie różne kwestie i w razie sporu pomiędzy wspólnikami, osoby niezadowolone z treści danej uchwały mogą podnosić, iż została ona podjęta wbrew porządkowi obrad.

Porządek obrad

Zgromadzenie wspólników co do zasady odbywa się zgodnie z porządkiem obrad określonym w zaproszeniu wystosowanym do wspólników przez zarząd. W przypadku szczególnego trybu zwołania zgromadzenia wspólników, np. przez radę nadzorczą lub na podstawie upoważnienia sądu, porządek obrad określa zaproszenie wystosowane przez radę nadzorczą lub wspólnika upoważnionego przez sąd. Dokonywanie zmian w porządku obrad w trakcie zgromadzenia, a ściślej ujmując – „podejmowanie uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad” jest w zasadzie niedopuszczalne. Możliwe jest to jedynie w sytuacji, gdy na zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy spółki, a nikt z obecnych nie zaprotestuje przeciwko powzięciu „nadprogramowej” uchwały (art. 239 par. 1 k.s.h.). Nie ma natomiast przeciwwskazań do niepodejmowania uchwały w sprawie objętej porządkiem obrad zgromadzenia, ale z punktu widzenia wspólników na przykład zbędnej lub nieaktualnej. W takiej sytuacji wystarczy, aby obecni na zgromadzeniu wspólnicy podjęli decyzję o nieprzeprowadzaniu głosowania w danej kwestii – jest to dopuszczalne nawet wtedy, gdy na zgromadzeniu nie są reprezentowani wszyscy wspólnicy. Ponadto możliwe jest podejmowanie uchwał w sprawach wniosków o charakterze porządkowym oraz wniosków o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników (nie mylić z nieprawidłową „uchwałą o zwołaniu nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników”), nawet jeżeli nie były one objęte porządkiem obrad (art. 239 par. 2 k.s.h.).

Interesującym zagadnieniem praktycznym jest dokonywanie zmian w porządku obrad nie tyle poprzez jego rozszerzanie lub zawężanie, ile poprzez zamianę kolejności poszczególnych punktów. W spółkach, w których interesy wspólników są w pewnych kwestiach rozbieżne, lub wspólnicy są wręcz skonfliktowani, kwestia ta może mieć bardzo istotne znaczenie. Na przykład przesunięcie konfliktowego zagadnienia na koniec zgromadzenia wspólników może umożliwić wspólnikom szybkie podjęcie uchwał w kwestiach niespornych i podjęcie dyskusji w problematycznej kwestii. W spółkach, w których umowa spółki przewiduje wymóg kworum dla ważności zgromadzenia, może to pozwolić nawet na „ocalenie” jego obrad przed zerwaniem przez wspólnika niezgadzającego się na podjęcie uchwały niezgodnej z jego interesami. Kwestia tego typu zmian w porządku obrad zgromadzenia wspólników jest kwestią ewidentnie porządkową i dlatego należy opowiedzieć się za jej dopuszczalnością na podstawie art. 239 par. 2 k.s.h.

Nie ma przeciwwskazań wobec podejmowania przez wspólników dyskusji czy innych czynności nieobjętych porządkiem obrad, takich jak np. podejmowanie dyskusji, przedstawianie przez wspólników stanowisk i projektów, nawet przy braku spełnienia warunków, o których mowa w art. 239 par. 1 k.s.h. (obecność wszystkich uprawnionych do głosowania i brak sprzeciwu obecnych), jednakże w takiej sytuacji czynności te nie mogą prowadzić do podjęcia nieobjętej porządkiem obrad uchwały.

Protokół z obrad zgromadzenia

Obrady każdego zgromadzenia wspólników muszą być protokołowane. Protokolantem może być dowolna osoba (z zastrzeżeniem protokołów sporządzanych przez notariusza – o czym mowa poniżej), chociaż w sytuacji konfliktu pomiędzy wspólnikami nie powinno powierzać się protokołowania zgromadzeń wspólników samym wspólnikom lub ich przedstawicielom. Najczęściej na protokolanta wyznacza się zatem pracownika spółki, prawnika lub inną osobą, mogącą zapewnić bezstronne prowadzenie protokołu.

Sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników w formie aktu notarialnego wymagane jest w przypadku podejmowania uchwał w następujących kwestiach:

  • zmiana umowy spółki;
  • rozwiązanie spółki;
  • połączenie spółki z inną spółką;
  • podział spółki;
  • przekształcenie spółki.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie protokołowaniu przez notariusza zgromadzeń wspólników w innych przypadkach, to jest wtedy, gdy ich porządek obrad nie przewiduje podjęcia żadnej z powyższych uchwał. Rozwiązanie takie wskazane jest na przykład sytuacji sporu pomiędzy wspólnikami, kiedy istnieją wątpliwości co do obiektywizmu jakiegokolwiek innego protokolanta.

Protokół zgromadzenia musi zawierać co najmniej następujące elementy (art. 248 par. 2 k.s.h.):

  • stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał;
  • wymienienie powziętych uchwał;
  • liczba głosów oddanych za każdą uchwałą;
  • zgłoszone sprzeciwy.

Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz przewodniczącego.

Podejmowanie uchwał

Podstawową formą podejmowania czynności przez zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także jego główną kompetencją, jest podejmowanie uchwał. Oczywiście podjęcie danej uchwały może być poprzedzone dyskusją na jej temat, przedstawieniem uzasadnienia projektu uchwały przez zarząd lub wspólnika, na którego wniosek głosowanie nad podjęciem uchwały znalazło się w porządku obrad. W przypadku poddania pod obrady zgromadzenia uprzednio przygotowanego projektu uchwały (na przykład w razie wprowadzania istotnych zmian w treści umowy spółki jest to obowiązkowe), której tekst został ujawniony w porządku obrad zaproponowanym w zaproszeniu na zgromadzenie, powstaje pytanie, czy możliwa jest zmiana treści takiej uchwały, czy też będzie stanowić ona ingerencję w porządek obrad, dopuszczalną jedynie za zgodą wszystkich wspólników spółki (zgodnie z art. 239 par. 1 k.s.h.).

Z jednej strony, z zastrzeżonym w ustawie wyjątkiem dotyczącym istotnych zmian umowy spółki, nie ma obowiązku umieszczania tekstu proponowanej uchwały w porządku obrad – co sugerowałoby możliwość zmieniania treści proponowanych uchwał w trakcie zgromadzenia (zgodnie z tym stanowiskiem do porządku obrad należy jedynie „podjęcie uchwały w przedmiocie X”, a nie konkretnie zaproponowanej uchwały). Z drugiej jednak strony można argumentować, iż ujawniona w zaproszeniu na zgromadzenie treść proponowanej uchwały stanowi element porządku obrad tego zgromadzenia i dlatego też podjęcie uchwały w brzmieniu zmodyfikowanym w trakcie zgromadzenia wymagałoby obecności kapitału zakładowego oraz niezgłoszenia sprzeciwu przez nikogo z obecnych. Podsumowując, należy stwierdzić, iż pierwsze z zaproponowanych stanowisk jest praktyczniejsze i powinno dopuścić się jego stosowanie w warunkach prawidłowo funkcjonującej współpracy pomiędzy wspólnikami, natomiast z całą pewnością możliwość zmian w proponowanej treści uchwał nie powinna być nadużywana i wykorzystywana do naruszania praw wspólników nieobecnych, skonfliktowanych z większością itp.

Zasady głosowania

Po odczytaniu treści zaproponowanej uchwały lub jej ustaleniu przez zgromadzenie wspólników (jeżeli dokładna treść nie była wskazana w zaproszeniu na zgromadzenie) oraz ewentualnym przedstawieniu jej uzasadnienia i dyskusji, przewodniczący zgromadzenia powinien zarządzić głosowanie nad daną uchwałą. Głosowanie na zgromadzeniach wspólników jest co do zasady jawne (art. 247 par. 1 k.s.h.). Najczęściej przyjętą metodą głosowania w sprawie uchwał jest po prostu podniesienie przez głosującego ręki i okazanie w ten sposób, czy głosował za czy też przeciw uchwale (ewentualnie wstrzymał się od głosu). Głosowanie tajne przeprowadza się w określonych w art. 247 par. 2 k.s.h. przypadkach, to jest przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w innych sprawach osobowych. Ponadto tajne głosowanie zarządza się, jeżeli zażąda tego chociaż jedna osoba uprawniona do głosowania. Głosowanie takie przeprowadza się najczęściej z użyciem specjalnych kart do głosowania (powinien przygotować je zarząd), na których głosujący zaznaczają swój głos. Przy spółkach, w których kapitał zakładowy dzieli się na znaczną ilość udziałów (a doświadczenie wskazuje, że stanowią one w Polsce znaczącą większość), możliwe jest utworzenie kart do głosowania obejmujących określoną liczbę głosów (na przykład 5, 7, 10, 100 itp. głosów na jednej karcie do głosowania), oczywiście w taki sposób, aby każdy ze wspólników dysponował kartami (kartą) do głosowania odpowiadającymi ilości posiadanych przez niego głosów. W takim przypadku wskazane jest przygotowanie kart do głosowania w taki sposób, aby liczba oddanych na jednej karcie głosów nie pozwalała na proste ujawnienie, który wspólnik (zastawnik lub użytkownik) w jaki sposób głosował. Oczywiście łatwo zauważyć, że wymóg głosowania tajnego w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, zwłaszcza posiadających niewielką liczbę wspólników, jest dosyć często fikcją – wystarczy dokonać kilku prostych rachunków matematycznych, aby obliczyć, jak przebiegało głosowanie. Jednakże nie ulega wątpliwości, że zwłaszcza w spółkach, w których wspólnicy nie mają do siebie pełnego zaufania, powyższa procedura powinna być ściśle przestrzegana.

Głosy oblicza przewodniczący, jednakże zdarza się, iż powoływana jest w tym celu specjalna komisja skrutacyjna (może być to wskazane szczególnie w przypadku głosowania tajnego). Uchwały przyjmowane są bezwzględną większością głosów, co znaczy, że za ich przyjęciem musiała zostać oddana więcej niż połowa głosów oddanych (art. 245 k.s.h. w związku z art. 4 par. 1 pkt 10 k.s.h.). Oczywiście k.s.h. przewiduje wiele sytuacji, w których wymagana jest tzw. większość kwalifikowana, na przykład dwóch trzecich głosów (zmiana umowy spółki, rozwiązanie spółki, zbycie jej przedsiębiorstwa) lub trzech czwartych głosów (istotna zmiana przedmiotu działalności spółki), ponadto umowa spółki może ustanawiać dodatkowe wymogi większości kwalifikowanej dla rozmaitych uchwał. Kwestia ta nie jest jednak związana z przebiegiem obrad zgromadzenia, dlatego też nie poświęcamy jej w niniejszym artykule więcej miejsca.

Przerwy w obradach

W przeciwieństwie do przepisów regulujących przebieg walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki akcyjnej, przepisy k.s.h. dotyczące zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (jak już wielokrotnie wskazano, dosyć szczątkowe) nie regulują kwestii zawieszania obrad zgromadzenia. Możliwość taką jednak dość powszechnie przyjmuje się zarówno w doktrynie prawa handlowego, jak i w praktyce. Decyzję w przedmiocie zawieszenia obrad zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podejmują wspólnicy uchwałą. Ma ona charakter porządkowy, dlatego też może być podejmowana nawet wtedy, gdy nie była przewidziana w porządku obrad, a na zgromadzeniu nie jest reprezentowany cały kapitał zakładowy spółki (art. 239 par. 2 k.s.h.) – ze zrozumiałych przyczyn, zawieszenie obrad zgromadzenia wspólników jest zazwyczaj spowodowane okolicznościami wcześniej nieprzewidzianymi, trudno byłoby zatem wymagać, aby taki punkt umieszczany był w porządku obrad opracowywanym na co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia.

Opuszczenie obrad

W większości przypadków opuszczenie obrad zgromadzenia wspólników przez wspólnika nie powoduje żadnych konsekwencji dla ważności zgromadzenia. Fakt, iż wspólnik opuścił zgromadzenie, powinien być odnotowany w protokole oraz na liście obecności, nie wpływa jednak na ważność uprzednio podjętych z jego udziałem uchwał. Jedynie jeżeli przewodniczący nie dopilnował podpisania przez wszystkich obecnych listy obecności przed rozpoczęciem obrad, opuszczenie obrad przez wspólnika, który na takiej liście się nie podpisał, może spowodować poważne problemy w udowodnieniu, że wspólnik ten faktycznie brał udział w podejmowaniu wcześniejszych uchwał i nie został bezprawnie niedopuszczony do zgromadzenia.

W przypadku spółek, w których umowie przewidziano wymóg określonego kworum dla ważności zgromadzenia wspólników, opuszczenie obrad przez wspólnika posiadającego na zgromadzeniu ilość głosów konieczną dla osiągnięcia tego kworum, stanowi znacznie poważniejszy problem. Od takiej chwili zgromadzenie staje się bowiem nieważne i należy przerwać jego obrady. Wydaje się, iż w takiej sytuacji pozostali wspólnicy oraz przewodniczący mogą, w drodze wyjątku, uzgodnić przerwę w obradach i podjąć starania w celu ich podjęcia po przywróceniu kworum. Jeżeli wspólnik, który obrady opuścił, odmawia powrotu na zgromadzenie podjęte po przerwie, obrady należy zamknąć, nie podejmując jakichkolwiek dalszych uchwał. Jednakże nawet w przypadku zerwania obrad z powodu braku kworum, uchwały podjęte przed opuszczeniem obrad przez wspólnika pozostają w mocy.
Po wyczerpaniu porządku obrad zgromadzenia, przewodniczący zamyka je, a protokół wraz z listą obecności powinien przekazać zarządowi w celu umieszczenia go w księdze protokołów.

Konsekwencje uchybień formalnych

Uchybienia dotyczące przestrzegania procedury zgromadzenia wspólników mogą mieć wpływ na ważność podjętych uchwał. Najistotniejsze uchybienia, takie jak podjęcie uchwał nieobjętych porządkiem obrad pomimo braku obecności lub zgody wszystkich wspólników, albo też z pominięciem ustawowych lub umownych wymogów kworum, mogą stanowić podstawę do uchylenia lub stwierdzenia nieważności takich uchwał. Jednak jeżeli uchybienia mają charakter jedynie techniczny, a co najważniejsze – nie wpływają na treść podjętej uchwały, nie mogą stanowić samodzielnej podstawy do jej uchylenia lub stwierdzenia nieważności (tak SN w wyroku z 26 marca 2009 roku, sygn. akt I CSK 253/09, opubl. LEX nr 491551).

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 2 marca 2010